Para garantizar el cumplimiento normativo, los hoteles deben implementar una serie de medidas clave:

• Registro y gestión de datos personales: Identificar qué información se recopila, con qué finalidad y cómo se protege.
• Consentimiento explícito: Asegurar que los huéspedes acepten de forma informada el tratamiento de sus datos.
• Medidas de seguridad: Proteger los datos frente a accesos no autorizados, ciberataques y filtraciones.
• Derechos de los clientes: Permitir que los huéspedes accedan, rectifiquen o eliminen sus datos cuando lo soliciten.
• Notificación de brechas de seguridad: Informar a las autoridades y a los afectados en caso de una violación de datos.

El cumplimiento de estas normas no solo evita sanciones, sino que también mejora la reputación del hotel y la confianza de los huéspedes.

1. Los titulares de actividades de hospedaje deben recolectar datos de los usuarios para su registro y comunicación, cumpliendo así sus obligaciones legales.
2. Los formularios de entrada para el uso de servicios de hospedaje deben ser firmados por todos los mayores de catorce años. Para los menores, los datos serán proporcionados por un adulto responsable.
3. Los establecimientos de hospedaje proporcionarán los formularios y serán responsables de la exactitud de la información, que debe coincidir con los documentos de identidad que los usuarios presenten.

Los hoteles deben enviar los datos de los viajeros a las autoridades competentes (ses.hospedajes) de inmediato y, en todo caso, dentro de un plazo máximo de 24 horas a partir de:

• a) La realización de la reserva, formalización del contrato o anulación.
• b) El inicio de los servicios contratados.

Estas comunicaciones se realizarán por medios telemáticos.

Se debe identificar qué datos se recogen, su finalidad, el tiempo de conservación en nuestros sistemas, cómo se custodian y si se ceden a terceros.

Los hoteles deben cumplir con el Real Decreto 933/2021, del 26 de octubre, que establece las obligaciones de registro e información para quienes ejercen actividades de hospedaje, en vigor desde el 2 de diciembre de 2024. Este decreto regula las obligaciones de registro documental de acuerdo con la normativa de protección de la seguridad ciudadana.

La adaptación a la normativa puede parecer compleja, pero con las soluciones adecuadas, los hoteles pueden convertir este desafío en una ventaja competitiva. Aquí es donde entra en juego Legalpin, proporcionando herramientas digitales que facilitan la automatización, reducen costos y garantizan el cumplimiento normativo.

✅ Firma electrónica: Seguridad en cada documento

Los hoteles pueden utilizar la firma electrónica para:

• Formalizar contratos de alojamiento sin papeleo.
• Obtener el consentimiento de los huéspedes de manera segura y verificable.
• Agilizar la gestión de acuerdos con proveedores y empleados.

✅ Correo electrónico certificado: Evidencia legal en tus comunicaciones

El correo certificado permite a los hoteles enviar comunicaciones importantes con prueba legal de envío y recepción, como:

• Confirmaciones de reserva.
• Políticas de privacidad y términos de servicio.
• Comunicaciones con empleados y socios comerciales.

✅ SMS certificado: Notificaciones seguras y verificadas

Un mensaje de texto con certificación garantiza que la información llega al destinatario de forma segura y verificable. Es ideal para:

• Recordatorios de check-in y check-out.
• Información sobre cambios en la reserva.
• Comunicaciones urgentes con los huéspedes.

Además de cumplir con la normativa, los hoteles que adoptan herramientas como las de Legalpin disfrutan de ventajas como:

• Automatización de procesos: Menos papeleo y gestiones manuales.
• Ahorro de costos: Reducción de gastos en impresión, almacenamiento y envío de documentos.
• Mejor experiencia para los huéspedes: Check-ins más rápidos y procesos sin fricciones.
• Mayor seguridad: Protección de la información personal y confidencialidad garantizada.

La protección de datos ya no es opcional. Los hoteles deben adaptarse a la normativa para evitar sanciones, mejorar su reputación y ofrecer una experiencia segura a sus huéspedes. Con Legalpin, la digitalización y el cumplimiento normativo se convierten en una ventaja competitiva.

¡No dejes que tu hotel se quede atrás! Descubre cómo Legalpin puede ayudarte a cumplir con la normativa de protección de datos y optimizar tus procesos.

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